OneDrive und SharePoint – wann wird welcher Speicherort verwendet?

In einem Microsoft 365-Portal gibt es lediglich zwei Speicherorte, wo Sie Ihre Ordner und Ihre Dateien ablegen können. Auch andere Informationen, die Sie mit anderen Personen teilen und freigeben, werden dort abgelegt. In diesem Video möchte ich auf diese Speicherorte eingehen. Es gibt einmal OneDrive for Business, Ihren persönlichen Speicherplatz. Diesen können Sie mit dem persönlichen Benutzerlaufwerk oder der Festplatte vergleichen. OneDrive for Business ersetzt die Benutzerlaufwerke und die Festplatten und wird in die Microsoft Cloud synchronisiert, damit Sie geräte- und ortsunabhängig auf Ihre persönlichen Ordner und Dateien zugreifen können. Sie alleine haben Zugriffsrechte auf Ihren OneDrive-Speicherplatz und speichern hier persönliche, arbeitsrelevante Dateien, Bilder, OneNote-Notizbücher, die Sie alleine verwenden möchten. Es gibt Anwendungsfälle, wo Sie eine bestimmte Datei mit einer anderen Person teilen möchten, damit diese Person das Dokument sichten und z.B. kommentieren kann. Mit OneDrive haben Sie die Möglichkeit, die von Ihnen gespeicherten Ordner und Dateien zu teilen und damit freizugeben. Sobald eine Freigabe für eine andere Person auf eines Ihrer Dokumente oder z.B. eines OneNote-Notizbuchs erfolgt, können Sie mit der anderen Person zeitgleich und ortsunabhängig an diesen Dateien gemeinsam arbeiten. Die Freigaben können Sie natürlich auch jederzeit wieder aufheben. Wenn Sie Microsoft Teams verwenden und im persönlichen Chat Nachrichten mit Dateien austauschen, werden diese Dateien im Chat für Ihre Chat-Partner:innen freigegeben und in OneDrive im Ordner "Teams Chatdateien" gespeichert. Beachten Sie unbedingt, dass in OneDrive for Business keine Inhalte gespeichert werden, die zu einer Organisationseinheit, einer Abteilung, einer Arbeits- oder Projektgruppe gehören, denn wenn Sie im Urlaub oder krank sind, haben Ihre Kolleginnen und Kollegen keine Zugriffsrechte auf Ihren OneDrive-Speicher und können nicht ohne ihre Freigabe an teamrelevante Dokumente gelangen. Auch wenn Sie das Unternehmen verlassen sollten und Sie bestimmte Inhalte für andere Personen freigegeben haben, wird Ihr Konto gesperrt und sämtliche Freigaben für andere Personen werden damit sofort aufgehoben, sodass niemand mehr auf die von Ihnen geteilten Dateien zugreifen kann. Ggf. gibt es bei Ihnen in Ihrem Unternehmen andere Richtlinien. Die IT-Abteilung kann Ihnen mehr Auskunft darüber geben, was mit Inhalten Ihres OneDrive-Speichers passiert, wenn Sie das Unternehmen verlassen sollten. Auf der anderen Seite möchten Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten und Inhalte direkt austauschen. Dafür steht Ihnen die SharePoint-Website zur Verfügung. SharePoint ist Ihr gemeinsamer Speicherplatz. SharePoint ist vergleichbar mit dem Netz- oder Gruppenlaufwerk und SharePoint kann diese ersetzen. Auch die Inhalte von SharePoint werden in die Microsoft Cloud synchronisiert, damit Sie auch auf Ihre Ordner, Dateien und andere Inhalte geräte- und ortsunabhängig zugreifen können. Auf der SharePoint-Website haben Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen gemeinsame Zugriffsrechte, sodass Sie alle zusammen alle Ordner, Dateien, OneNote-Notizen sehen und bearbeiten können, ohne dass erst etwas freigegeben werden muss. Sie speichern also auf einer Teamwebsite teamrelevante Inhalte. Es gibt auch hier Anwendungsfälle, wo bestimmte Ordner und Dateien mit anderen Personen aus anderen Abteilungen für die Zusammenarbeit freigegeben werden müssen, dann können Sie die Inhalte auch in der SharePoint-Website mit den Personen oder den Personenkreisen teilen. Wenn es bei Ihnen erlaubt ist, Inhalte der SharePoint-Website mit externen Personen zu teilen, dann können Sie die Freigaben direkt auf der Website vornehmen. Wenn Sie im Urlaub oder krank sind, können alle Teammitglieder auf die von Ihnen auf der SharePoint-Website gespeicherten Ordner und Dateien zugreifen, auch dann, wenn Sie das Unternehmen verlassen sollten. Wenn Sie mit Microsoft Teams arbeiten und in einem Teamkanal oder in Beiträgen Dateien austauschen, werden diese Dateien immer im Kanalordner der zugehörigen SharePoint-Teamwebsite gespeichert. Genauso verhält sich das auch mit Planner. Wenn Sie in einem Plan einer Aufgabe eine Datei hinzufügen, werden diese Dateien ebenfalls auf der zugehörigen Teamwebsite gespeichert. Es gibt in einem Microsoft 365-Portal nur zwei Speicherorte, wo Sie Ihre Dateien und Ordner ablegen können. Entweder ist es Ihr persönlicher Speicherplatz, OneDrive for Business, oder Ihre Teamwebsite für die Zusammenarbeit in SharePoint.